Pague pelos 20% que você realmente usa: como reduzir o footprint de apps Atlassian sem perder o fluxo

Como uma auditoria honesta e um app Forge customizado e focado transformam pagar por usuário para sempre em pagar uma vez e ser dono.

A fatura que cresce em silêncio

A maioria dos times descobre o custo do seu footprint de apps Atlassian do mesmo jeito que descobre toda dívida operacional. Quando dói, já estava doendo faz tempo.

Apps do Marketplace são cobrados por usuário. Cada nova contratação aumenta a fatura de todo app que você já instalou. Cada app testado durante um projeto, cada plugin recomendado por um consultor, cada ferramenta que resolveu um problema dois anos atrás continua na nota. Crescimento linear de custo, sem nada empurrando para o outro lado.

A gente vê isso com clientes de todos os tamanhos:

• Times pequenos batem nessa parede quando percebem que os apps custam mais do que as horas de um engenheiro júnior.
• Times de médio porte batem num ciclo de renovação em que os números já não arredondam para baixo.
• Grandes empresas batem quando o financeiro pergunta por que a linha “Atlassian” está crescendo mais rápido que o headcount.

A boa notícia é que a mesma auditoria resolve os três casos.

O 80/20 do uso no Marketplace

O padrão que a gente encontra, quase toda vez que audita uma instância, é o mesmo.

A maior parte dos times usa uma fração pequena do que está pagando. Vários apps instalados durante um projeto antigo, nunca descomissionados. Várias features premium que ninguém no time sabe nomear. Várias sobreposições, em que dois apps cobrem terreno parecido porque foram comprados por pessoas diferentes para problemas diferentes em momentos diferentes.

Os 20% dos quais o time realmente depende costumam ser óbvios para quem faz o trabalho. Dá para nomeá-los numa conversa de cinco minutos. Os outros 80% pagam por features que existem, tecnicamente, mas que, na prática, poderiam não existir.

É essa lacuna que a gente fecha.

Como é, de verdade, uma auditoria de footprint

Uma auditoria de footprint é um engajamento curto e focado. De duas a quatro semanas para uma instância de porte médio.

A gente puxa dados reais de uso direto da sua instância Atlassian: quais apps estão instalados, quais features estão ativas, quem realmente usa cada uma, com que frequência. Conversamos com um grupo pequeno de power users em cada um dos apps que parecem fazer trabalho de verdade. Cruzamos tudo com a sua fatura do Marketplace.

No fim, você recebe um relatório escrito. Para cada app, quatro perguntas respondidas com evidência:

• Ele é essencial, substituível ou está sem uso?
• Ele se sobrepõe a outro app que você já paga?
• Que fração das features o seu time realmente usa?
• Se for candidato a substituição, qual seria o custo de reconstrução, qual seria o payback e quanto tempo levaria o build?

Não tem ferramenta vendendo a auditoria. O relatório é a auditoria.

Por que o Forge customizado ganha do app do Marketplace

Alguns apps você mantém. O Marketplace é cheio de vendors excelentes, e reconstruir uma ferramenta robusta só para economizar é um mau negócio. A gente fala isso quando essa é a resposta.

Para os que recomendamos reconstruir, o argumento é direto. Um app Forge customizado é escopado só nos 20% que o seu time usa. Roda dentro do Atlassian Cloud, no mesmo perímetro de segurança da sua instância de Jira ou Confluence, então os dados nunca saem do seu tenant. O código é seu. O roadmap é seu. O modelo de preço é pagar-uma-vez-mais-retainer, não pagar-por-usuário-para-sempre.

O encaixe é a parte subestimada. Apps do Marketplace são desenhados para o cliente médio do segmento deles. O seu é desenhado para você. As telas têm os campos que você realmente precisa. Os fluxos batem com como o seu time realmente trabalha. As integrações conectam aos seus sistemas, não a sistemas genéricos.

Apps do Marketplace otimizam para o cliente mediano. Apps Forge customizados otimizam para você.

Time pequeno, grande empresa, mesma lógica, contas diferentes

O 80/20 vale em todo tamanho. As razões para agir é que mudam.

Times pequenos ganham porque são sensíveis ao preço, e todo dólar que não vai para licença por usuário vai para algum lugar útil. A economia compõe rápido porque o trabalho da auditoria tem a mesma forma independente do tamanho do time, mas a curva de gasto sobe mais íngreme conforme o time pequeno cresce.

Times médios ganham porque estão pagando preço de empresa grande por uso fragmentado. Departamentos diferentes compraram apps diferentes para o mesmo problema. A auditoria consolida, a reconstrução foca na necessidade consolidada, e o que eram três linhas vira uma.

Grandes empresas ganham porque o gasto absoluto é enorme e a auditoria revela a maior economia em valor absoluto. Também ganham pela história de segurança: um app Forge vive dentro do Atlassian Cloud, então a postura de compliance bate com o resto do footprint Atlassian sem adicionar um vendor externo para revisar.

A conversa é diferente em cada tamanho. A conta fecha nos três.

Os números, sem floreio

A gente não publica porcentagens inventadas e não vai fingir que a conta é universal. Toda instância é diferente.

O que dá para dizer é o seguinte. Para um time de médio porte substituindo um app grande do Marketplace na cobrança por usuário, o payback de uma substituição Forge customizada costuma cair entre 12 e 24 meses. Depois disso, todo mês é economia. O app continua funcionando enquanto você mantém o pequeno retainer contínuo de manutenção e acompanhamento de APIs da Atlassian, e mesmo isso é uma fração do que era a fatura do Marketplace.

Os números reais que colocamos na sua frente saem da sua auditoria, não da nossa página de marketing. São baseados no seu número de seats, nos seus apps, nos seus contratos.

Os riscos, e como lidamos com eles

As duas perguntas que mais escutamos.

E se a Atlassian descontinuar uma API do Forge da qual o app customizado depende? A Atlassian anuncia mudanças breaking com meses de antecedência. A gente desenha os apps customizados pensando nisso e oferece um retainer leve que cobre exatamente esse tipo de trabalho de migração. O mesmo risco vale para os apps do Marketplace que você está trocando, com a diferença de que lá você não controla se o vendor investe em manter o app dele atualizado.

Quem é dono, e o que acontece se a gente parar de trabalhar junto? Você. Código fonte, conta de developer da Atlassian, direito de modificar e redistribuir. A gente documenta o build e treina o seu time. Se um dia nossos caminhos se separarem, você fica com o app e as chaves.

Tem uma terceira que escutamos menos, mas vale responder: estamos trocando um lock-in de vendor por outro? Não, porque o novo “vendor” é o seu próprio time. O código é seu, a plataforma é o mesmo Atlassian Cloud que você já confia, e a manutenção é pequena e bem escopada.

Por onde começar

Se você leu até aqui e está olhando para a sua fatura Atlassian achando que parte disso se aplica a você, manda o esboço. Quantidade de usuários, lista de apps pagos do Marketplace, quais custam mais. A gente volta em até um dia útil, honestamente, dizendo se faz sentido auditar a sua situação e como ficariam os números aproximados se fizer.

Os detalhes da auditoria estão na página de redução de custo de apps Atlassian. A conversa começa na nossa página de contato.

Um app Forge customizado não é a resposta para toda linha do Marketplace na sua fatura. É a resposta para mais delas do que a maioria dos times imagina. A auditoria é como a gente descobre quais.